Come scrivere dei case study efficaci

Scrivere case study detti anche casi di successo o case history aziendali – è uno degli strumenti di marketing B2B più efficaci, perché supporta le aziende nel raggiungimento di diversi obiettivi: la conoscenza del brand e la costruzione della sua reputazione, la generazione di lead e la loro conversione in clienti. I case study compaiono anche tra le strategie di content marketing nel B2B di cui ho parlato in un altro articolo del mio blog.

Molte aziende però, soprattutto le PMI,  fanno fatica a raccogliere dei casi di successo, perchè è un’attività che richiede una certa disponibilità di tempo e il coordinamento di più figure: l’azienda, il cliente finale e talvolta anche il rivenditore. Di seguito puoi trovare alcuni consigli salva-tempo per scrivere case study efficaci.

Trova il candidato giusto

Il primo segreto per iniziare a scrivere un case study consiste nell’identificare il cliente giusto e il suo referente interno più appropriato. Devi trovare un’azienda che abbia raggiunto un successo significativo grazie alle tue soluzioni o prodotti, possibilmente un brand ben riconoscibile che possa contribuire ad aumentare la credibilità e la reputazione della tua azienda.

Inoltre, il candidato deve voler rendere pubblica la partnership con te e possedere le risorse interne per la creazione del case history, perché avrai bisogno di un referente che raccolga tutte le informazioni necessarie. Non dev’essere per forza il CEO o il Direttore, dato che saranno le persone con l’agenda più piena. Il Marketing Manager o l’assistente di direzione possono essere dei buoni candidati per questo ruolo.

Prepara la liberatoria

Prepara una lettera preliminare dove spieghi in che modo userai il case study (media, piattaforme di pubblicazione, ecc.) specificando le informazioni aziendali che verranno pubblicate nel documento: logo aziendale del cliente, nome del portavoce, foto, video, ecc. Chiedi al cliente di firmarla prima di iniziare qualsiasi altro tipo di conversazione. Eviterai di perdere tempo nel raccogliere informazioni per scrivere il case study, per poi scoprire che qualcuno in azienda non acconsente alla pubblicazione del materiale.

Crea il modello del tuo case study

Prima di iniziare a scrivere il tuo case study, devi creare uno schema di esempio dove elenchi tutte le informazioni rilevanti di cui hai bisogno per completare il caso di successo. Ogni argomento dovrà avere una descrizione accurata e alcuni esempi, affinché il cliente finale capisca esattamente quali dati deve fornire. Non dimenticare di includere una frase, in forma di discorso in prima persona, in cui un referente aziendale descrive i vantaggi ottenuti dall’acquisto del prodotto o servizio in questione.  Ad esempio: “ Il software XYZ ci ha aiutati a migliorare la gamma di prodotti offerti dalla nostra azienda e ad accelerare il time-to-market attraverso l’implementazione di un sistema di controllo della produzione efficiente e rapido”.

Una lista di benefici tangibili ottenuti grazie all’acquisto del tuo prodotto o soluzione è un elemento di grande valore, che può persuadere i tuoi potenziali clienti con dati numerici concreti ed evidenti. Un esempio di beneficio tangibile è l’aumento del fatturato di XX%, o il miglioramento dei giudizi della clientela sul customer service da un punteggio di 8 a un puunteggio di 9.

Case History aziendale

Organizza l’incontro con il cliente

Organizza una conference call o un incontro coinvolgendo tutte le parti interessate, compreso l’eventuale partner/rivenditore esterno, per illustrare gli obiettivi generali del progetto e il tipo di collaborazione richiesta a ciascuno. In questa fase, è essenziale far capire al tuo cliente quali informazioni sono rilevanti per scrivere il case study:

  1. Spiega dove vuoi arrivare attraverso la storia (per esempio, vuoi raggiungere altri potenziali clienti nel settore aerospaziale). In questo modo per il cliente sarà più facile fornirti le informazioni più rilevanti e utili al tuo scopo.
  2. Fai sapere al tuo cliente come può aiutarti a raggiungere questo obiettivo: per esempio, può spiegare come ha risolto un problema specifico di quel settore attraverso la tua soluzione.

Raccogli il materiale necessario

Per raccogliere il materiale utile a scrivere il case study, organizza un’intervista di persona con il referente aziendale. In questo modo sarai sicuro di raccogliere tutte le informazioni che ti servono, e il dialogo stimolerà una forma di racconto più spontanea. Ricordati di portare un registratore: servirà a te ad ascoltare con più attenzione, e darà al cliente maggiore libertà espressiva. Ecco gli argomenti che costituiranno lo scheletro della tua storia:

  • La descrizione dell’azienda: settore, prodotti, numero di dipendenti, posizione geografica, mercati di riferimento, ecc.
  • Le necessità del cliente: quali sfide, problemi o obiettivi hanno portato l’azienda a cercare una soluzione?  Quali fattori hanno giocato un ruolo determinante nel processo decisionale?
  • La soluzione: quali ragioni hanno portato il cliente a scegliere i prodotti o le soluzioni offerte dalla tua azienda?
  • L’implementazione: descrivi la fase di adozione del tuo prodotto/servizio. Quanto tempo è durata l’implementazione del nuovo prodotto o soluzione, e quali operazioni/cambiamenti ha richiesto?
  • I risultati: Quali sono i principali vantaggi concreti ottenuti? Ad esempio: riduzione dei costi, accelerazione dei tempi di produzione miglioramento dei servizi, ecc.  Utilizza il più possibile dei dati numerici reali per descrivere l’aumento di efficienza, l’incremento nel ROI, il risparmio di tempo, ecc.

Inizia a scrivere il case study

Dopo l’intervista, riascolta la registrazione e inizia a buttare giù le informazioni più importanti che hai raccolto. Se hai seguito la scaletta indicata nel paragrafo precedente, sarà facile scrivere il case study in modo esaustivo. Una volta terminata la stesura, aggiungi al documento:

  • Le note sul copyright (del case study, delle foto, video, ecc.);
  • I loghi di entrambe le aziende;
  • Un titolo;
  • Un sottotitolo che riassuma il principale vantaggio ottenuto dal cliente;
  • La frase del cliente in evidenza;
  • La data di realizzazione del case history.

Invia il caso di successo al tuo cliente per l’approvazione finale, apporta le eventuali modifiche e correzioni richieste, e…voilà! Sei pronto per pubblicare il tuo case history online, o sui materiali cartacei che preferisci! I miei consigli su come scrivere  case study efficaci finiscono qui: sei pronto a iniziare?